Errores y subsanación
Los 10 errores que hacen rechazar una propuesta en SECOP II (y cuáles se pueden subsanar)
La mayoría de los rechazos en SECOP II no se deben a mala suerte, sino a errores conocidos y repetidos. Unos son insubsanables y lo sacan del proceso de inmediato —presentarse tarde, no entregar la garantía de seriedad, exceder el presupuesto, modificar el formato—; otros sí se pueden corregir hasta el traslado del informe de evaluación (Ley 1882 de 2018). Saber cuál es cuál le evita perder un contrato por algo que tenía arreglo.
Este es el listado de los errores que más cuestan, con la marca de si se pueden subsanar o no.
Los 10 errores y su subsanabilidad
| # | Error | ¿Se puede subsanar? |
|---|---|---|
| 1 | Presentar la oferta después del cierre | No → rechazo |
| 2 | No entregar la garantía de seriedad con la oferta | No → rechazo |
| 3 | Exceder el presupuesto oficial | No → rechazo |
| 4 | Modificar el Formulario 1 (cambiar ítems, unidades o cantidades) | No → rechazo |
| 5 | Que la lista de precios en SECOP II no coincida con el anexo | No → rechazo |
| 6 | Ofrecer un precio artificialmente bajo y no justificarlo | No → rechazo (tras requerimiento) |
| 7 | Aportar después del cierre un documento que otorga puntaje | No se cuenta |
| 8 | Acreditar experiencia con códigos UNSPSC que no coinciden con el pliego | No se reconoce la experiencia |
| 9 | Error aritmético de cálculo en la oferta económica | Sí → lo corrige la entidad |
| 10 | Faltar un documento de un requisito habilitante existente antes del cierre (RUP, cámara de comercio, parafiscales) | Sí → hasta el traslado del informe de evaluación |
¿Cuál es la regla general de la subsanabilidad?
La Ley 1882 de 2018 (que modificó el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007) fijó un principio claro: los requisitos habilitantes que prueban condiciones existentes antes del cierre se pueden subsanar. El plazo para hacerlo va, por regla general, hasta el traslado del informe de evaluación (en mínima cuantía y en subasta, hasta el momento previo a su realización).
De ahí salen tres reglas prácticas:
- Lo que prueba una condición previa al cierre se subsana. Si su empresa cumplía un requisito y solo faltó el papel que lo demuestra, puede aportarlo después.
- Lo que da puntaje no se subsana. No puede aportar después del cierre un documento que mejore su calificación.
- No se vale acreditar hechos posteriores al cierre. La condición debía existir antes; lo que llega después no cuenta.
¿Qué pasa con la garantía de seriedad de la oferta?
Aquí hay un matiz que conviene tener claro. La Ley 1882 estableció que no entregar la garantía de seriedad con la propuesta es insubsanable y causal de rechazo. En cambio, si usted sí la presentó pero tiene un defecto (por ejemplo, en su vigencia o en el tomador) y la garantía fue expedida antes del cierre, ese defecto normalmente sí se puede corregir. La diferencia es radical: ausencia total, fuera del proceso; defecto de una garantía existente, subsanable.
El error que más duele: pierde por algo que tenía arreglo
Muchos rechazos ocurren porque el oferente no respondió a tiempo el requerimiento de subsanación. La entidad publica el informe de evaluación, abre el plazo de traslado y pide los documentos faltantes. Quien no contesta dentro de ese plazo pierde, aunque su empresa cumpliera. Revisar el SECOP II durante esos días no es opcional.
Cómo Fromus le evita estos errores antes del cierre
Casi todos estos errores se previenen revisando el pliego y la oferta con cabeza fría antes de presentar. Fromus analiza el pliego, verifica su habilitación contra el RUP y revisa su propuesta económica para advertirle de los puntos que suelen causar rechazo: presupuesto excedido, formato alterado, códigos de experiencia que no coinciden o garantías mal configuradas. En lugar de descubrir el error cuando ya lo rechazaron, lo corrige a tiempo.
Una alerta le dice que el proceso existe; Fromus le ayuda a no quedar fuera por un detalle evitable.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los errores insubsanables en SECOP II? Presentarse después del cierre, no entregar la garantía de seriedad, exceder el presupuesto oficial, modificar el Formulario 1 y que la lista de precios no coincida con el anexo. Todos llevan al rechazo.
¿Hasta cuándo puedo subsanar un requisito? Por regla general, hasta el traslado del informe de evaluación de cada proceso. En mínima cuantía y en subasta, hasta el momento previo a su realización (Ley 1882 de 2018).
¿Un error aritmético me descalifica? No. Un error puramente de cálculo lo corrige la propia entidad y no es causal de rechazo.
¿Puedo aportar después del cierre un documento que me da puntaje? No. Lo que otorga puntaje no es subsanable; solo se subsanan los requisitos habilitantes que prueban condiciones existentes antes del cierre.
¿La garantía de seriedad siempre es insubsanable? No entregarla con la propuesta sí lo es y genera rechazo. Si la presentó pero tiene un defecto y fue expedida antes del cierre, ese defecto por lo general se puede corregir.
Por Miguel Mercado Aristizábal. (Ver bio del autor en la cabecera.)