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Licitaciones de aseo y cafetería: guía para ganar
Las licitaciones de aseo y cafetería son de las más frecuentes del Estado y, a la vez, de las más competidas y de margen más ajustado. Aquí la clave no es solo cumplir requisitos: es costear con precisión el componente de personal (salarios, prestaciones, dotación) para ofrecer un precio competitivo sin caer en baja temeraria ni perder plata. Quien no calcula bien sus costos, pierde aunque gane.
Esta guía es para empresas de servicios de aseo, limpieza y cafetería que le venden al Estado.
¿Cómo se contratan los servicios de aseo y cafetería?
Son servicios de características relativamente uniformes y de común utilización, por lo que muchas entidades los contratan por modalidades donde el precio es determinante (por ejemplo, selección abreviada, a menudo por subasta inversa, o mínima cuantía según el valor). Eso significa que, cumpliendo los requisitos habilitantes, gana el precio más bajo viable. De ahí la importancia de costear bien.
El reto real: costear el personal
En aseo y cafetería, la mayor parte del costo es la mano de obra. Para que su oferta sea sostenible debe incluir, sin omitir nada:
- Salarios del personal operativo conforme a la ley.
- Prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales.
- Dotación, insumos y maquinaria.
- Supervisión y costos administrativos.
Subestimar cualquiera de estos rubros lleva a dos malos finales: que le rechacen la oferta por precio artificialmente bajo, o que gane un contrato que ejecutará perdiendo dinero.
Cuidado con la baja temeraria
Por la presión de competir en precio, es fácil ofrecer un valor que la entidad considere artificialmente bajo. Si eso pasa, le pedirán justificarlo; si no demuestra que puede sostener esos precios cumpliendo con las obligaciones laborales, le rechazan la oferta. La frontera entre "competitivo" y "temerario" es justo lo que hay que calcular con cuidado.
Cómo ganar, en resumen
- Verifique que cumple los requisitos habilitantes y que su experiencia está inscrita con los códigos UNSPSC del servicio.
- Costee con rigor el componente de personal y de insumos.
- Mire a qué precios se han adjudicado contratos de aseo similares para ubicar su oferta.
- Ofrezca un precio competitivo pero defendible ante un eventual requerimiento por baja temeraria.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se contratan los servicios de aseo y cafetería con el Estado? Suelen contratarse por modalidades donde el precio es determinante, como la selección abreviada (a menudo subasta inversa) o la mínima cuantía, según el valor del contrato.
¿Por qué son de margen tan ajustado? Porque el grueso del costo es mano de obra y muchas empresas compiten por precio, lo que comprime los márgenes y obliga a costear con precisión.
¿Qué riesgo tiene ofrecer un precio muy bajo? Que la entidad lo considere artificialmente bajo y le pida justificarlo; si no lo sustenta, le rechazan la oferta.
¿Qué debo incluir al costear? Salarios, prestaciones, seguridad social, parafiscales, dotación, insumos, maquinaria, supervisión y costos administrativos.
¿La experiencia importa en aseo? Sí. Debe cumplir los requisitos habilitantes y tener su experiencia inscrita en el RUP con los códigos UNSPSC del servicio.
Por Miguel Mercado Aristizábal. (Ver bio del autor en la cabecera.)